Tìm hiểu về 7 thủ tục trong kiểm soát nội bộ kế toán là gì?

0
746

Kiểm soát nội bộ kế toán là các chính sách và thủ tục được đưa ra để đảm bảo độ tin cậy của các hệ thống kế toán. Cùng tìm hiểu về 7 thủ tục kiểm soát nội bộ kế toán doanh nghiệp sau.

Độ chính xác và tin cậy là điều tối quan trọng trong thế giới kế toán. Nếu không có hồ sơ kế toán chính xác, người quản lý không thể đưa ra quyết định tài chính đầy đủ thông tin và báo cáo tài chính có thể chứa lỗi.

thu tuc kiem soat noi bo
Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát nội bộ hiện nay

Thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán có thể được chia thành bảy loại, mỗi loại được thiết kế để ngăn chặn gian lận và xác định lỗi trước khi chúng trở thành một vấn đề lớn.

Tách nhiệm vụ

Tách nhiệm vụ liên quan đến việc phân chia trách nhiệm cho các kế toán, gửi tiền, báo cáo và kiểm toán.

Các nhiệm vụ tiếp theo được tách ra, ít cơ hội hơn cho bất kì nhân viên nào có hành vi lừa đảo.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một vài nhân viên kế toán, chia sẻ trách nhiệm giữa hai hoặc nhiều người hoặc yêu cầu các công việc quan trọng phải cùng được xem xét bởi các đồng nghiệp có thể phục vụ vì một mục đích chung.

Kiểm soát truy cập

kiem soat truy cap
Kiểm soát truy cập trong kế toán

Việc kiểm soát quyền truy cập vào các phần khác nhau của hệ thống kế toán thông qua mật khẩu, khóa và nhật ký truy cập điện tử có thể ngăn người dùng trái phép thoát khỏi hệ thống đồng thời cung cấp cách kiểm tra việc sử dụng hệ thống để xác định nguồn lỗi hoặc các sai lệch.

Theo dõi truy cập có thể phục vụ để ngăn chặn các nỗ lực của người muốn gian lận kế toán ngay từ đầu.

Kiểm tra thực tế

Kiểm tra thực tế bao gồm tiền mặt và bất kì tài sản cố định nào được theo dõi trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như hàng tồn kho, vật liệu và công cụ.

Việc đếm có thể thấy sự khác biệt rõ ràng trong số dư tài khoản bằng cách bỏ qua toàn bộ hồ sơ điện tử.

Thống kê tiền mặt tại các cửa hàng bán hàng có thể được thực hiện hàng ngày hoặc thậm chí nhiều lần mỗi ngày. Các dự án lớn hơn, chẳng hạn như hàng tồn kho đo thống kê trực tiếp nên được thực hiện ít hơn, tốt nhất là theo quý hoặc năm.

Tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa được sử dụng cho các giao dịch tài chính, chẳng hạn như hóa đơn, yêu cầu vật liệu nội bộ, biên nhận hàng tồn kho và báo cáo chi phí đi lại có thể giúp duy trì tính nhất quán trong việc lưu giữ hồ sơ theo thời gian.

Sử dụng các định dạng tài liệu chuẩn có thể giúp bạn dễ dàng xem lại các hồ sơ trong quá khứ khi tìm kiếm nguồn sai lệch trong hệ thống. Thiếu tiêu chuẩn hóa có thể khiến các mục bị bỏ qua hoặc hiểu sai lệch trong bài đánh giá đó.

Số dư dùng thử

Sử dụng một hệ thống kế toán kép giúp tăng thêm độ tin cậy tuy nhiên vẫn có thể xảy ra lỗi khi đưa hệ thống hai lần mất cân bằng vào bất kì thời điểm nào.

Tính số dư dùng thử hàng ngày hoặc hàng tuần có thể cung cấp thông tin chi tiết thường xuyên về trạng thái của hệ thống. Cho phép bạn khám phá và điều tra sự khác biệt càng sớm càng tốt.

Lặp lại định kì

Việc điều chỉnh kiểm soát nội bộ kế toán không thường xuyên có thể đảm bảo số dư trong hệ thống kế toán của bạn khớp với số dư trong tài khoản do các tổ chức khác nắm giữ, bao gồm ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng tín dụng.

Cơ quan phê duyệt

Yêu cầu người quản lý cụ thể cho phép một số giao dịch nhất định có thể thêm trách nhiệm để lập hồ sơ bằng cách chứng minh rằng các giao dịch đã được xem, phân tích và phê duyệt bởi bộ phận có thẩm quyền.

phe duyet
Quản lý và phê duyệt sau khi phân tích

Yêu cầu phê duyệt các khoản thanh toán lớn và chi phí có thể ngăn chặn các nhân viên vô đạo đức thực hiện các giao dịch gian lận lớn với các quỹ công ty.

Trên đây là 7 thủ tục kiểm soát nội bộ kế toán trong doanh nghiệp. Hi vọng các bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ kế toán và hạn chế tối thiểu sự gian lận kế toán trong tổ chức.

Khóa học liên quan

Đăng ký khóa học để nhận ưu đãi giảm học phí và nhận tư vấn miễn phí từ chúng tôi

Hotline tư vấn: 0942 974 500